الوصول إلى وحدة سير العمل (Workflows Module)

نظرة عامة:

• يمكن لأصحاب الحسابات والمديرين الوصول إلى وحدة سير العمل لإنشاء عمليات مؤتمتة.
• تتضمن الوحدة إعداد مشغلات وخطوات لتنفيذ إجراءات مثل الرسائل المؤتمتة والتعيين التلقائي.

كيفية الوصول:

1. المستخدمون المؤهلون:

   • هذه الوحدة متاحة فقط لأصحاب الحسابات والمديرين.

2. مكان العثور عليها:

   • يمكنك الوصول إلى الوحدة من خلال قائمة التنقل الجانبية ضمن بند Workflows.
     

وحدة سير العمل (Workflows Module)

نظرة عامة:

• تُعد وحدة سير العمل أداة بناء مرئية لإنشاء سير عمل مؤتمت.
• يمكن أن تتضمن سير العمل عناصر مثل بيانات جهات الاتصال لبناء أتمتة مثل الرسائل التلقائية، التعيين التلقائي، والمزيد.
• يتكون سير العمل من مشغل (Trigger) وخطوة واحدة أو أكثر.

---

وحدة سير العمل (Workflows Module):

1. البحث السريع:

   • استخدم رمز 🔍 في أعلى وحدة سير العمل للعثور بسرعة على سير عمل.

2. الصفحة الرئيسية لوحدة سير العمل:

   • الصفحة الرئيسية للوحدة هي صفحة قائمة توفر نظرة عامة على سير العمل الموجود في حسابك.
     

الإجراءات التي يمكن تنفيذها في وحدة سير العمل:

1. إنشاء سير عمل جديد.
2. حفظ سير العمل.
3. نشر سير العمل.
4. إيقاف سير العمل.
5. تعديل سير العمل.

---

إنشاء سير عمل جديد

لإنشاء سير عمل:

1. انتقل إلى الصفحة الرئيسية لوحدة سير العمل.
2. انقر على إضافة سير عمل (Add Workflow).
3. قم بتسمية سير العمل.
4. اكتب الوصف.
5. اختر البريد الوارد (Inbox) الذي سيتم تطبيق سير العمل عليه. (اختياري)
6. انقر على إنشاء (Create).

• بمجرد إنشاء سير العمل، سيتم فتحه في أداة بناء سير العمل (Workflow Builder).
• ابدأ ببناء سير العمل عن طريق اختيار مشغل (Trigger).

---

القيود:

• الحد الأقصى: 100 خطوة لكل سير عمل.
  

حفظ سير العمل

• يمكن حفظ سير العمل بالنقر على زر حفظ (Save) الموجود في شريط الأدوات العلوي في أداة بناء سير العمل (Workflow Builder).
• يجب حل أخطاء تكوين الخطوات قبل أن تتمكن من حفظ سير العمل.

---

نشر سير العمل

• لبدء تشغيل سير العمل، يجب نشره.

• يمكن نشر سير العمل من مكانين:

  1. من قائمة الإجراءات (Actions) في صفحة قائمة سير العمل.
  2. باستخدام زر نشر (Publish) داخل أداة بناء سير العمل (Workflow Builder).

• بمجرد نشر سير العمل، سيبدأ في العمل.

  • سيتم إدخال جهات الاتصال التي تستوفي معايير المشغل إلى سير العمل.

تحرير سير عمل منشور:

• لتحرير سير عمل منشور، يجب إيقافه أولاً.

---

إيقاف سير العمل

• عند إيقاف سير العمل:

  • سيتم إخراج جميع جهات الاتصال المسجلة فيه فورًا.
  • لن تتم إعادة إدخالهم إلى سير العمل عند إعادة نشره.

• يمكن إيقاف سير العمل من مكانين:

  1. من قائمة الإجراءات (Actions) في صفحة قائمة سير العمل.
  2. باستخدام زر إيقاف (Stop) داخل أداة بناء سير العمل (Workflow Builder).

• بمجرد إيقاف سير العمل، يمكن تحريره.

---

تحرير سير العمل

• يتم التحرير داخل أداة بناء سير العمل (Workflow Builder).
• من قائمة الإجراءات (Actions) في صفحة قائمة سير العمل، انقر على فتح في أداة البناء (Open in Builder).
• بمجرد الدخول إلى أداة البناء، يمكنك تحرير سير العمل.

ملحوظة:

• يمكن تحرير سير العمل فقط عندما يكون متوقفًا.
  

قائمة وحدة سير العمل

أعمدة سير العمل

كل سير عمل يحتوي على المعلومات التالية في أعمدته:

---

حالة سير العمل (Workflow Status)

تُستخدم حالة سير العمل لتحديد ما إذا كان سير العمل يعمل حاليًا. هناك ثلاث حالات ممكنة:

1. مسودة (Draft):
   سير عمل لم يتم نشره من قبل.

2. منشور (Published):
   سير عمل يتم تنفيذه حاليًا.

3. متوقف (Stopped):
   سير عمل كان قد تم نشره مسبقًا وتم إيقافه.

---

الأعمدة الأخرى

لكل سير عمل أعمدة إضافية، وهي مفصلة أدناه.

قائمة الإجراءات (Actions Menu)

• العمود الأخير في صف سير العمل يحتوي على قائمة الإجراءات.
• يمكن تنفيذ الإجراءات التالية هنا:
  

أداة بناء سير العمل (Workflow Builder)

• لفتح أداة بناء سير العمل، يجب إنشاء سير عمل جديد أو تعديل سير عمل موجود.
• تُعد أداة بناء سير العمل محررًا مرئيًا يمكن من خلاله إضافة الخطوات، إزالتها، وتكوينها.

تتكون أداة بناء سير العمل من أربعة أقسام رئيسية:

1. شريط الأدوات العلوي (Top Bar)
2. الأدوات المساعدة (Assistive Tools)
3. اللوحة (Canvas)
4. نافذة الإعدادات (Configuration Drawer)
   

شريط الأدوات العلوي (The Top Bar)

• يُستخدم شريط الأدوات العلوي لإدارة العناصر الرئيسية لسير العمل مثل:
  
  • الاسم
  • الوصف
  • الأخطاء في تكوين الخطوات
  • الحالة

عناصر شريط الأدوات العلوي موضحة أدناه.

الأدوات المساعدة (Assistive Tools)

• تم تصميم الأدوات المساعدة الخمس لمساعدتك على التنقل في اللوحة (Canvas):

1. التكبير (Zoom In)
2. التصغير (Zoom Out)
3. التوسيط (Center)

---

اللوحة (Canvas)

• اللوحة هي واجهة السحب والإفلات التي توفر نظرة عامة على سير العمل.
• تتيح للمستخدم ملاحظة منطق وتسلسل رحلة جهة الاتصال أثناء حدث معين.
• تشمل الإجراءات التي يمكن تنفيذها على اللوحة:
  
  • إنشاء خطوات جديدة.
  • سحب وإفلات الخطوات.
  • توصيل الخطوات ببعضها.

---

نافذة الإعدادات (Configuration Drawer)

• لتكوين مشغل أو خطوة، انقر على كتلة المشغل أو الخطوة لفتح نافذة الإعدادات.
• تشمل الإجراءات الممكنة في نافذة الإعدادات:
  
  1. تعديل اسم الخطوة.
  2. تحديد الإجراء الخاص بحدث المشغل أو الخطوة.
     

الأسئلة الشائعة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها

ماذا سيحدث لجهات الاتصال إذا أوقفت سير العمل المنشور؟

• إذا تم إيقاف سير العمل، سيتم إخراج جميع جهات الاتصال المسجلة فيه فورًا.
• لن يتم إعادة إدخالهم إلى سير العمل إذا تم نشره مرة أخرى.

---

لماذا انتهى سير العمل قبل إكماله؟

قد ينتهي سير العمل مبكرًا للأسباب التالية:

1. تم إيقاف سير العمل:
   إذا تم إيقاف سير العمل، سيتم إخراج جميع الجهات المسجلة فورًا.

2. جهة الاتصال تقع تحت فرع الفشل (Failure Branch):

   • قد يحدث ذلك إذا قدمت جهة الاتصال استجابات غير صحيحة أو لم تستوفِ الشروط المحددة.
   • إذا لم يتم تكوين خطوات تحت فرع الفشل، سينتهي سير العمل. يُنصح بتكوين خطوات تحت فرع الفشل للسماح لجهات الاتصال بمتابعة رحلتهم.

3. خطوة "طرح سؤال" - انتهاء المهلة (Timeout):

   • تحتوي خطوة "طرح سؤال" على فترة مهلة افتراضية مدتها 7 أيام.
   • إذا لم تستجب جهات الاتصال خلال هذه الفترة، سينتهي سير العمل.
   • يُنصح بإنشاء فرع انتهاء المهلة وإضافة خطوات لمواصلة الرحلة في حالة انتهاء المهلة.

4. خطوة "تعيين إلى" - انتهاء المهلة (Timeout):

   • إذا لم يتم العثور على جهة تنفيذ منطق التعيين خلال فترة المهلة الافتراضية (7 أيام)، سينتهي سير العمل.
   • يُنصح بإنشاء فرع انتهاء المهلة وإضافة خطوات لمواصلة الرحلة.

5. فرع الشرط - Else:

   • الجهات التي لا تستوفي الشروط المطلوبة ستقع تحت فرع Else.
   • إذا لم يتم تكوين خطوات تحت هذا الفرع، سينتهي سير العمل. يُنصح بتكوين خطوات تحت هذا الفرع للسماح باستمرار الرحلة.

6. خطوة "إرسال رسالة" - الفشل:

   • إذا لم يتم إرسال الرسالة لأي سبب (مثل انتهاء نافذة المراسلة أو مشاكل الاتصال)، سيتم إخراج جهة الاتصال من سير العمل.

---

إذا قمت بإغلاق محادثة جارية يدويًا مع جهة اتصال مسجلة في سير العمل، هل سينتهي سير العمل؟

• لا، سيستمر سير العمل حتى إذا أُغلقت المحادثة يدويًا على المنصة.
• سينتهي سير العمل فقط إذا تم إغلاق المحادثة داخل وحدة سير العمل.

---

هل يمكن لجهة الاتصال إعادة الدخول إلى نفس سير العمل الذي تم تسجيلها فيه حاليًا؟

• لا، لا يمكن لجهة الاتصال إعادة الدخول إلى سير العمل الذي تم تسجيلها فيه حاليًا.
• يجب أن تخرج جهة الاتصال من سير العمل وتستوفي معايير المشغل مرة أخرى لإعادة الدخول.

---

ماذا لو قامت جهة اتصال بتشغيل أكثر من سير عمل في نفس الوقت؟

• سيتم تنفيذ كلا السيرين في نفس الوقت.

---

لقد قمت بتحديث قيمة حقل جهة الاتصال، ولكن القيمة القديمة لا تزال تُستخدم. لماذا؟

• يتم تخزين جميع معلومات جهة الاتصال مؤقتًا لمدة 3 دقائق بعد تشغيل سير العمل لتسريع الوصول إلى البيانات.
• إذا تم تحديث حقل جهة الاتصال أثناء وجودها في الرحلة، ستستغرق المعلومات ما يصل إلى 3 دقائق لتظهر في سير العمل.
• حتى ذلك الحين، ستُعرض القيمة القديمة.

---

لماذا لم يتم حفظ الرد من جهة الاتصال في حقل جهة الاتصال الذي حددته؟

• تأكد من اختيار حقل جهة الاتصال الصحيح لنوع السؤال عند حفظ الرد.
  

• على سبيل المثال، إذا كان نوع السؤال تاريخًا، فلا يمكن حفظ الرد كعنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف.
  

---

لماذا أواجه خطأ "تم اكتشاف حلقة سير العمل (Workflow loop detected)" عند محاولة نشر سير العمل؟

• يحدث هذا الخطأ عندما يتضمن سير العمل خطوة يمكن أن تُشغل نفسها أو تُشغل سير عمل آخر، والذي بدوره يُشغل سير العمل الأصلي، مما يؤدي إلى حلقة لا نهائية.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

1. المشغلات المكررة في سير العمل:

   • تحقق مما إذا كانت أي خطوات في سير العمل متطابقة مع المشغل.
   • تأكد من أن المشغل فريد ولا يتطابق مع أي خطوات أخرى.

2. الخطوات التي يمكن أن تُشغل سير عمل آخر:

   • تحقق مما إذا كان سير العمل يحتوي على خطوات تُشغل سير عمل آخر.
   • على سبيل المثال، إذا كان سير العمل (A) يحتوي على خطوة تُشغل سير العمل (B)، وكان سير العمل (B) يحتوي على خطوة تُشغل سير العمل (A)، ستحدث حلقة.
   • تأكد من أن سير العمل لا يحتوي على خطوات تُشغل بعضها البعض.