تعزيز إنتاجية الوكلاء وكفاءة الاستجابة مع الردود الجاهزة من بيفاتيل

قم برفع مستوى إنتاجية الوكلاء وتحسين كفاءة الاستجابة من خلال الردود الجاهزة (Canned Responses) في بيفاتيل، والتي تتيح:

• إنشاء قوالب ردود بسرعة وسهولة: صمم ردودًا مخصصة للأسئلة الشائعة لتوفير الوقت.
• تعديل القوالب حسب الحاجة: مرونة في تحديث الردود لتواكب تغييرات العمل.
• استخدام فوري أثناء المحادثات: اختيار الردود الجاهزة بنقرة واحدة لتقديم إجابات سريعة ودقيقة.

تساعد هذه الميزة في تسريع عملية الرد على استفسارات العملاء وتحسين تجربة الدعم بشكل عام.

إنشاء رسائل رد شائعة باستخدام الردود الجاهزة (Canned Responses)

تُعتبر الردود الجاهزة قوالب ردود محفوظة تُستخدم لإرسال ردود سريعة على المحادثات. تساعد هذه الميزة في تقليل وقت استجابة الوكيل وزيادة الإنتاجية من خلال توفير ردود سريعة على الأسئلة المتكررة.

مزايا الردود الجاهزة:

• توفير الوقت: لا حاجة لكتابة نفس الرد مرارًا وتكرارًا.
• تحسين الإنتاجية: تسريع عملية الرد على استفسارات العملاء.
• توحيد الرسائل: ضمان اتساق وجودة الردود بين جميع الوكلاء.

كيفية استخدام الردود الجاهزة:

• أثناء المحادثة، يمكن للوكيل الوصول إلى الردود الجاهزة من خلال كتابة الرمز '/' متبوعًا بالرمز المختصر (shortcode) الخاص بالرد.
• ستظهر قائمة بالردود الجاهزة المتاحة ليختار منها الوكيل الرد المناسب.

أمثلة على رسائل الردود الجاهزة:

1. الترحيب بالعميل:

   • Shortcode: /welcome
   • الرسالة:
     "مرحبًا! شكرًا لتواصلك معنا. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟"

2. تأكيد استلام الطلب:

   • Shortcode: /order_confirm
   • الرسالة:
     "شكرًا لطلبك! تم استلام طلبك بنجاح وسيتم معالجته في أقرب وقت."
     

استخدام هذه الردود سيساعد في تحسين تجربة العملاء وجعل التفاعل أكثر سلاسة وكفاءة.

كيفية استخدام الردود الجاهزة في المحادثة

جميع الردود الجاهزة (Canned Responses) متاحة لجميع الوكلاء في الحساب، مما يتيح سهولة الوصول إليها أثناء المحادثات مع العملاء.

خطوات استخدام الردود الجاهزة:

1. أثناء الدردشة مع العميل، انتقل إلى محرر النصوص في نافذة المحادثة.
2. اكتب الرمز '/' متبوعًا بالرمز المختصر (shortcode) الخاص بالرد الجاهز.
   • مثال: لكتابة رسالة ترحيب، اكتب /welcome.
3. ستظهر قائمة بالردود الجاهزة المتاحة والمطابقة للرمز المختصر الذي كتبته.
4. اختر الرد المناسب من القائمة أو اضغط على مفتاح Enter لإدراجه مباشرةً في مربع النص.
5. يمكنك تعديل نص الرد إذا لزم الأمر قبل إرساله إلى العميل.
6. انقر على زر "إرسال" لإرسال الرسالة.

مثال توضيحي:

• أنت تكتب: /thanks
• النظام يعرض:
  "شكرًا لتواصلك معنا. نحن هنا لمساعدتك في أي وقت!"
• تضغط: Enter
• النتيجة: سيتم إدراج الرد في المحادثة تلقائيًا وجاهزًا للإرسال.

هذه الطريقة توفر وقت الوكلاء وتضمن تقديم ردود سريعة ودقيقة للعملاء.

إضافة رد جاهز جديد (Add a New Canned Response)

يمكن لأي وكيل أو مشرف في الحساب إنشاء أو تعديل الردود الجاهزة لتسهيل عملية الرد على المحادثات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

خطوات إضافة رد جاهز جديد:

1. الانتقال إلى إعدادات الردود الجاهزة:

   • انقر على "الإعدادات" (Settings) من الشريط الجانبي.
   • اختر "الردود الجاهزة" (Canned Responses) من قائمة الخيارات.

2. إضافة رد جديد:

   • انقر على زر "إضافة رد جديد" (Add New Response).
   • ستظهر لك نافذة لإدخال تفاصيل الرد الجديد.

3. إدخال تفاصيل الرد:

   • الرمز المختصر (Shortcode): أدخل رمزًا مختصرًا سهل التذكر مثل /welcome.
   • نص الرد (Response Text):  اكتب نص الرسالة التي سيتم استخدامها عند اختيار هذا الرد الجاهز (مثال: "مرحبًا! شكرًا لتواصلك معنا. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟").

تعديل رد جاهز

لتحرير رد جاهز، اتبع الخطوات التالية:

1. فتح قائمة الردود الجاهزة:

   • انتقل إلى الإعدادات → الردود الجاهزة لعرض جميع الردود المحفوظة في حسابك.

2. تحرير الرد:

   • انقر على زر التعديل كما هو موضح أدناه، وسيفتح لك نافذة تحتوي على المعلومات المعبأة مسبقًا.

3. إجراء التعديلات:

   • يمكنك تعديل الرمز المختصر والنص حسب الحاجة.

4. حفظ أو إلغاء التعديلات:

   • اضغط إرسال لحفظ التعديلات.
   • اضغط إلغاء إذا كنت ترغب في التراجع عن التغييرات.
     

حذف رد جاهز

لحذف رد جاهز، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر على زر الحذف أدناه.
2. ستظهر نافذة تأكيد تطلب منك تأكيد الحذف.
3. اضغط على "نعم، حذف" لمتابعة عملية الحذف.